A utilização de Business Intelligence (BI) pode facilitar e aprimorar muito a rotina de uma empresa, oferecendo diversas vantagens a empresários, técnicos e outros funcionários, dentre as quais a diminuição de gastos, identificação de setores e campanhas ineficazes, otimização do marketing, identificação de possíveis novos clientes, oportunidades de negócios e lucros . Mas para garantir o sucesso da estratégia implementada alguns cuidados precisam ser seguidos.

É preciso entender que BI possui três níveis: o estratégico, o análitico e o operacional, que não se excluem e, inclusive, estão interligados. No primeiro deles, a estratégia a ser adotada para melhorar o desempenho da empresa é definida e deve ser transmitida a todos os colaboradores na forma de objetivos, a partir daí a realização das tarefas na busca desses objetivos passa a ser monitorada.

No segundo nível, o analítico, são identificadas as origens dos problemas que estão retardando o desempenho da companhia. Esses resultados é que serão trabalhados no BI operacional, resolvendo os problemas por meio de aplicações de Business Intelligence.

Os cuidados que precisam ser tomados durante o processo de implementação de uma estratégia de BI surgem já no início do desenvolvimento. É necessário determinar quais informações serão analisadas, quando elas deverão estar disponíveis, em quais formatos e de onde elas serão retiradas; o data warehouse que servirá como fonte deve ser organizado e conter apenas dados úteis. Em alguns casos, a empresa precisará buscar informações externas, como padrão de compras de possíveis clientes, características, demografia, etc., a fim de aumentar sua audiência e aperfeiçoar seus serviços.

A empresa precisa determinar quem serão os usuários da ferramenta escolhida, sejam funcionários específicos ou departamentos e, assim, o software poderá ser desenvolvido ou escolhido para atender as necessidades específicas daquele setor e possuir uma interface que atenda cada um deles da melhor maneira. Além disso, incluir esses usuários desde o início do desenvolvimento da estratégia é importante, pois permite identificar possíveis falhas ou ineficácias do sistema, que poderão ser reparadas em revisões do projeto.

Quanto aos usuários, uma pesquisa patrocinada pela Qlik – conhecida empresa que desenvolve softwares de visualização de dados – apontou que 83% dos entrevistados concordam que analisar as informações financeiras e de clientes representa um aumento de pelo menos 5% no faturamento anual das companhias. No entanto, menos de 20% das organizações  permite que todos os departamentos acessem esses dados, o que seria muito importante para agilizar o trabalho e dar poder de decisão ao funcionários, baseada em dados concretos.

Para atender as necessidades da empresa, um time precisa ser formado entre os especialista em BI e as pessoas chaves da empresa. Por fim, uma estratégia de Business Intelligence é um processo contínuo, uma vez que os objetivos originalmente estabelecidos pela empresa são alcançados, novos são estipulados, assim o mecanismo de análise precisa manter-se atualizado e em constante otimização.

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